16 éve dolgozom home office rendszerben.

Mindig is sarkalatos kérdés volt nálam a bizalom kérdése. Ugyanis a bizamat megkapni könnyű, de megtartani felelősségteljes döntés. Erről 2019-ben is írtam már. Ki gondolta volna, hogy fél év múlva egy egész ország megízleli az otthonról dolgozás ízét. Aztán majd mindenki eldöntheti tapszatalatai alapján, hogy ez neki tetszik-e vagy sem.

A stay home körülményei között sokan home office munkakörnyezetben dolgoznak. Azok is, akik alkalmasak és azok is, akik alkalmatlanos rá. Miért merem ezt mondani, hogy alkalmatlan? Azért mert sokan most értették meg, hogy a hatékony munkavégzésükhöz nélkülözhetetlen a reggeli elindulás, a munkaba menés, a megérkezés, a reggeli közös kávé, a napközbeni zajok, hatások. És ezek most nagyon hiányoznak sok munkavállalónak. Ezen hatások nélkül nem is tudják azt a hatékonyságot hozni, mint amit megszoktak.

Tehát az leszögezhetjük, hogy ahány munkavállaó, annyi féle képpen reagálnak, viszonyulnak a kialakult helyzethez. A vezetők most nem tudtak mérlegelni, hogy kinél alkalmazzák és kinél ne ezt a foglalkoztatási formát, most ezzel kell gazdálkodni.

Mit tud tenni egy vezető, hogy magát és csapatát is a lehető leghatékonyabban működtesse?

Mit engedhet meg magának egy munkavállaló és mit nem a home office körülmnyei között?

A vezető laza vagy erős kontrolt tartson munkatársainál? Milyen eszközk segíthetők őt ebben?

Vegyük sorra ezeket a fenti kérdéseket.

Mit tud tenni egy vezető, hogy magát és csapatát is a lehető leghatékonyabban működtesse?

Mivel minden másolódik, vagyis a csapat olyan szokásrendet vesz fel, mint amilyen a vezető, ezért fontos, hogy először magunkat tegyük rendbe. Vagyis erősítsük pozitív fókuszba magunkat és azt az erőt, lendületet, céltudatosságot tudjuk sugározni számukra is.

Vagyis:

• Szabadítsd ki magad a lefagyott lelkiállapotból.
• Készíts hozzá cselekvési tervet, melyhez tartod is magad!
• Helyezd és tartsd magad pozitív fókuszban.
• Légy őszinte önmagadhoz és csapatodhoz is. Az őszinteség és a pozitív fókusz együtt jár. Fontos, hogy őszinte és igaz információkat adjuk jelenünkről és kilátásainkról.Ez oda-vissza igaz, vagyis ha mi adunk a cégünkről, akkor elvárhatjuk és kérhetjük a munkatársainkat is, hogy ők is őszintén számoljanak be dolgaikról. Jelen helyzetben el kell fogadni, hogy a munka és magánélet síkjai olykor fedik, keresztezik egymást. Ezt jó előre tisztázni a felek között a későbbi félreértések elkerülése érdekében.
• A vállalat helyzetéről akár naponta vagy kétnaponta is célszerű tájékoztatást adni. Ezzel tudjuk fenntartani munkavállalóink bizalmát és biztonságérzését ebben a bizonytalan gazdasági környezetben.
• Kérj napi jelentést az elvégzett feladatokról. Ez alapozza meg a bizalmat és nyújt biztonságos keretet a munkavállalónak is.
• Beszélgess, beszélgess, beszélgess.
• Adj nagyobb dózisban visszajelzést, mint eddig tetted. A munkatársaknak most a közvetlen vezetőtől érkező információ, visszajelzés, dicséret adja a legnagyobb mentális megerősítést. Ne fukarkodjunk vele!

Mit engedhet meg magának egy munkavállaló és mit nem a home office körülmnyei között?

Javaslom, hogy különítsük el az általános körülmények közötti home office rendszert a jelenlegitől. Ugyanis most - ha tetszik, ha nem - a családtagok is otthoni létre kényszerültek, nincs ovi, suli. De van tanulni való, éhes családtagok, stb. Vagyis MOST egy munkatárunk azt jelzi, hogy neki el kell rendeznie gyereketi, szüleit stb, bizony megértéssel kell fogadni vezetőként. Lehet, hogy ez borzolja a vezetőt? Igen, lehet. Viszon akkor is jobb tisztázni a feladatokat, az elvásárokat munkavállaló és munkáltató között, mint fejünket a homokba dugni. Ha valamiről nem beszélünk, attól még létezik. Jobb tisztázni, mint saját magunk belső gondolatai által különböző feltételezésekbe bonyolódni. Mire is gondolok? Arra, hogy egy vezető előtt azok a képkockák ugranak be, hogy munkaidőben a munkatársai sütnek-főznek, olvasgatnak, tévéznek, vagy bármi más. Közben pedig ott feszül a gép előtt a munkatárs, mert nehezen tudja felvenni az otthoni munkavégzés ritmusát.

Amennyiben a vezető fordít rá energiát és minden munkatársával külön-külön tisztázza az egyedi igényekhez igazodó munka keretrendszerét, pl hánytól hányig tud a munkájvával foglalkozni, mikor nem pl. ebédidő környékén, akkor mindenki helyzetbe hozza magát, tudja a kereteket, jogokat és elvárásokat és csodásan működő rend közé helyezték a home office rendszerét.

A vezető laza vagy erős kontrolt tartson munkatársainál? Milyen eszközk segíthetők őt ebben?

Véleményem szerint nem laza vagy erős, hanem rendszeres és következetes kontrol a legfontosabb. Ez ad biztonságot mindenki részére. Erre nagyon jók a reggeli videómeetingek, vagy a hétindító vagy hétzáró beszélgetések. 

Fontos, hogy szabályokat állítsunk fel ezekhez is. A napindító meetingek feltétlenül a munkát helyezzák fókuszba, míg a hétindító vagy hétzáró beszélgetéseknek sokkal inkább kötetlen hangulata lehet.

És milyen eszköz segítehi még a vezetőket? 

Én erre a  legalkalmasabbnak a napi teljesítmény és eredmény táblázat vezetésté tartom.. Ami tartalmazza a munkaidő hosszát félórás bontásban és mellé rendelve az elvégzett feladatokat és elért eredményeket. Ezzel tudjuk nyomonkövetni munkatársaink teljesítményét. Arra viszont vigyázzunk, ha ezt valakitől kérjük a csapaton belül, akkor mindenkitől kérjük, napi riportolással.

Ha ezekhez tartjuk magunkat sokat tudunk tenni munkatársaink mentális jóllétéért a home office munkakörnyezetben is.

------------

Zala megye, Zalaegerszeg, Teskánd

Tóth Szilvia business coach és tréner